记录
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例如,每年撰写员工绩效考评时,我不需要仅凭印象评价一名员工过去一年的表现,而是可以根据一年中积累的工作记录、项目进展和会议提纲进行评价。
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二十多年来,从在加拿大麦吉尔大学攻读美国图书馆协会(ALA)认证的图书馆与信息科学硕士学位,毕业后在蒙特利尔工作四年,到后来先后在耶鲁大学、新加坡管理大学、中央华盛顿大学以及现在的惠特曼学院工作,我逐渐形成并一直坚持一个管理习惯:重要的工作汇报尽量写成书面提纲,并把这些提纲和相关材料长期保存下来,形成完整、可追溯的工作记录。
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在我看来,书面提纲至少有两个重要价值:一是提高沟通效率,二是留下完整的工作记录。
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从这个时候开始,书面提纲对我来说不再只是整理思路的工具,也成为提高效率和保存工作记录的重要方式。
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但它的核心理念始终没有改变:既要提高沟通效率,也要留下完整、可追溯的工作记录。
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在我看来,数字化办公真正重要的,不只是使用了什么软件,更在于是否建立了规范、连续的工作记录机制。
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完整
而我认为,只要准备充分、记录完整,每月一次的一对一工作汇报已经能够满足图书馆的管理需要。
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价值
这一制度进一步强化了我对书面记录价值的认识。
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